Штатное расписание вид документа. См

Штатное расписание – это обязательный кадровый документ, который должна иметь каждая организация. Обычно используется форма Т-3, но также можно разработать и свой собственный бланк с учётом особенностей деятельности организации.

Штатное расписание для ИП. Трудовой Кодекс РФ даёт понять, что работодатель (неважно: ИП или ООО), заключивший трудовой договор с работником, обязан иметь штатное расписание. Однако однозначного указания на ИП нет в отличие от организации.

Поэтому часть бухгалтеров рекомендуют в любом случае иметь штатное расписание, а другая часть - составлять его при количестве работников свыше 3-4 человек. Хотя на практике немало индивидуальных предпринимателей игнорируют данный документ.

Форма Т-3 включает в себя сведения о подразделениях организации, наименование и количество штатных единиц в соответствии с классификатором профессий и должностей (ОКПДТР), тарифные ставки оплаты труда (оклад, надбавки). Также по всем должностям считаются суммарные месячные расходы на заработную плату.

Штатное расписание составляется с начала года или с начала деятельности организации и утверждается приказом руководителя. Срок действия документа может быть любым – например, один год или несколько лет в зависимости от решения руководителя.

Если в процессе деятельности организации возникают какие-либо серьёзные штатные изменения (кол-во штатных единиц, наименования должностей, тарифные ставки), то рационально будет приказом руководителя изменить действующее штатное расписание, а не утверждать новое.

Однако при массовом сокращении работников, конечно, лучше составить новое расписание. Форма Т-3 заполняется кадровиками или сотрудниками бухгалтерии.

Штатное расписание – документ, которым устанавливается состав и численность персонала компании с учетом ее организационной структуры. Как его разработать, утвердить и изменить, читайте в нашей статье

Из этой статьи вы узнаете:

Что такое штатное расписание

Штатное расписание - это документ, который содержит информацию о структуре предприятия. Для каждого из подразделений устанавливается состав и численность специалистов определенных должностей, профессий, специальностей.

Кроме того, типовой документ обязательно содержит сведения об окладах или тарифных ставках , а также надбавках и их размерах, установленных для каждой упоминаемой в документе должности.

Обратите внимание, фамилии сотрудников не включаются - это обезличенный документ, содержащий сведения о качественном и количественном кадровом составе предприятия, его ежемесячном фонде оплаты труда. При этом фактическая численность работников компании не может быть больше той, что установлена этим управленческим документом.

Таким образом, утверждение штатного расписания, как правильно замечено экспертами, позволяет:

• наглядно представить организационную структуру компании;
• контролировать систему и фонд оплаты труда;
• устанавливать и отслеживать сотрудникам надбавки и определять их размеры;
• вести учет вакантных рабочих мест и своевременно подбирать персонал для замещения имеющихся вакансий;
• устанавливать фиксированные значения для численности штатов по каждому из структурных подразделений организации и количество единиц работников по каждой из упомянутых в этом документе должностей.

Трудовым законодательством не устанавливается обязательное наличие "штатки" во всех организациях, работодатель вправе самостоятельно определять, насколько необходимо его составление.

Штатное расписание может составляться и утверждаться в компании ежегодно или с установленной периодичностью. Необходимость составления, как часто составлять его и в какой форме - все эти вопросы работодатель должен решить самостоятельно, учитывая численность, организационную и управленческую структуру компании.

Порядок и периодичность составления, правила оформления целесообразно оговорить отдельным локальным нормативным актом. В данном акте стоит также установить порядок выдачи и требования к оформлению выписок из этого документа, которые могут выдаваться, в том числе, и по заявлениям сотрудников.

Организациям, имеющим филиалы, не нужно разрабатывать отдельный документ для каждого из них, поскольку филиалы - это подразделения основного предприятия-работодателя.

Пошаговая инструкция

Порядок разработки данного документа предполагает последовательное заполнение трех основных разделов бланка:

• шапки или заголовочной части;
• основной части;
• заключительной части.

Независимо от того, будет ли использоваться бланк формы № Т-3 или та форма, которую работодатель разрабатывает самостоятельно, в шапке необходимо указать следующие сведения:

• полное наименование компании с указанием организационно-правовой формы;
• коды по ОКПО и ОКУД;
• регистрационный номер, присвоенный данному документу в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной на предприятии;
• дату составления документа и дату его утверждения (они могут различаться), а также дату его вступления в законную силу и срок действия;
• наименование документа.

Кроме того, шапка содержит такой реквизит, как гриф утверждения, который должен быть заполнен в соответствии с требованиями действующих государственных стандартов по оформлению документов. Нередко возникает вопрос: как утвердить штатное расписание? Это делает руководитель организации.

Пошаговый алгоритм заполнения основной части штатного расписания 2018 с использованием формы № Т-3, содержащей десять граф, таков:

Шаг 1. В графе 1 укажите наименование подразделения. Наименования структурных подразделений пишутся с большой буквы.

Шаг 2. В графе 2 проставьте код структурного подразделения, в штатном расписании он указывается в соответствии с утвержденной руководителем предприятия структурой.

Шаг 3. В графе 3 укажите наименование или код должности в штатном расписании. Кроме наименования профессии, специальности или должности также необходимо указать соответствующий им разряд, квалификацию. Как правило, располагаются наименования должностей в иерархическом порядке, начиная с руководящих и заканчивая линейными исполнителями.

Шаг 4. В графу 4 нужно проставить количество единиц, предусматриваемых штатом компании для каждой должности. Оно определяется спецификой производственной деятельности организации, ее потребностью в отдельных видах работ с учетом экономической целесообразности и оптимальности. На предприятиях государственного сектора потребность в специалистах определяется в централизованном порядке.

Шаг 5. В графе 5 укажите оклад или тарифную ставку в рублях, соответствующую данной должности. При заполнении этой графы необходимо руководствоваться «Положением об оплате труда», коллективным договором или иными локальными нормативными актами работодателя, которыми устанавливается система оплаты труда на предприятии.

Шаг 6. Графы 6,7 и 8 предназначены для указания полагающихся специалистам по должности надбавок или иных выплат, имеющих компенсационный или стимулирующий характер. Эти графы заполните, основываясь на положениях коллективного договора и внутренних регламентов, устанавливающих систему оплаты труда работников предприятия.

Шаг 7. В графу 9 внесите итоговую сумму заработной платы, установленной для данной должности и квалификации. Для этого необходимо просуммировать те показатели, которые проставлены в графах 5-8 и умножить полученное значение на количество единиц данной должности, эти данные содержатся в графе 4.

Шаг 8. Графа 10 предусмотрена для внесения примечаний. Если они есть, укажите их.

При заполнении заключительной части необходимо оставить место для размещения подписей ответственных лиц. Обычно это руководитель кадровой службы и главный бухгалтер предприятия.

Вопрос о том, нужна ли печать на штатном расписании, работодатель вправе решать самостоятельно. Унифицированная форма не предусматривает реквизит "Место для печати".

Заполнение штатного расписания: особенности

Правила оформления довольно строги, особенно когда речь идет о должностях, связанных с выполнением трудовых обязанностей во вредных и опасных условиях , а также должностях государственных служащих. В этих случаях наименования должностей должны полностью соответствовать тем, которые перечислены в отраслевых и общероссийских классификаторах, справочниках и других нормативных документах.

Наименование должности, указанной в штатном расписании 2019 и трудовом договоре с сотрудником, должно быть идентично.

При заполнении формы № Т-3 нужно учесть совместителей , работающих на часть ставки - в графе 3 нужно будет проставить суммарное количество единиц штата, выполняющих данные должностные обязанности. Если два сотрудника работают в этой должности на полставки, а один - на полную, в графе 3 нужно поставить цифру «2».

Графа 9 должна быть заполнена в любом случае, даже если в организации применяется бестарифная или смешанная система оплаты труда. В таком случае могут использоваться другие системы измерения - проценты, коэффициенты и пр.

Хранение штатного расписания

Все кадровые, распорядительные и организационные документы имеют свои сроки хранения. В данном вопросе руководствоваться следует Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (ред. от 16.02.2016), далее – Перечень.

В соответствии с Перечнем, сроки хранения этих документов, а также иных, созданных на их основе и используемых при планировании и разработке состава и численности штата компании, представлены в таблице.

Как следует из таблицы, вопрос, сколько хранится этот документ, зависит от того, где он был разработан. Если в этой же организации, то он должен храниться постоянно. Если он был разработан на другом предприятии, хранят его всего три года.

Рассмотрим, нужно ли штатное расписание в организации и как его разработать; каков порядок утверждения собственной формы документа. Изучим сложные вопросы, например порядок утверждения штатного расписания, если в компании есть обособленные подразделения или числится всего один сотрудник.

Штатное расписание: быть или не быть

Для начала разберемся, является ли штатное расписание (ШР) первичным учетным документом и обязательно ли его наличие в организации.

С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ), согласно которому каждый факт хозяйственной жизни организации подлежит оформлению первичным учетным документом, содержащим лишь обязательные реквизиты. При этом право выбора форм первичных документов (унифицированные или самостоятельно разработанные) теперь принадлежит работодателю <1>.

К сведению. К фактам хозяйственной жизни относятся сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

Мнения экспертов об обязательности штатного расписания разнятся. На наш взгляд, оно должно быть утверждено в организации. Такой вывод следует из толкования ст. ст. 15, 57, 66, 81 ТК РФ. Так, в ст. ст. 15 и 57 указывается на необходимость определения работником и работодателем и фиксации в трудовом договоре «трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием…)». При этом отсутствует оговорка «при его наличии», содержащаяся во многих статьях ТК РФ <2> и дающая право выбора, если это наличие (органа, документа, обстоятельства) не подтверждается.

Кроме того, в ст. 57 установлено, что работник и работодатель могут предусмотреть дополнительное условие об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте. Сведения о структурном подразделении как раз и содержатся в штатном расписании и впоследствии будут отражены в трудовой книжке работника (ст. 66 ТК РФ, п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек <3>).

При этом не нужно забывать и о таком основании увольнения, как «сокращение численности или штата работников» (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). При отсутствии штатного расписания практически невозможно доказать правомерность увольнения сотрудников по данному основанию, а также обоснованность выплаченных таким работникам денежных сумм ни трудинспекции, ни фискальным органам, ни суду.

Вывод о необходимости штатного расписания подкрепляется также подзаконными актами <4> и сложившейся судебной практикой.

В любом случае его наличие минимизирует риски претензий со стороны фискально-надзорных и судебных органов. Поэтому работодателю следует утвердить штатное расписание.

Утверждаем расписание

Штатное расписание является локальным нормативным актом организации, в котором фиксируются в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками и условия оплаты их труда (Письмо Роструда от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1). То есть штатное расписание отражает события трудовых отношений, которые способны оказать влияние на финансовое положение организации и (или) движение денежных средств. По сути, организация (особенно вновь созданная) или иной работодатель не имеют права принимать работников при отсутствии штатного расписания.

Ранее обязательной была унифицированная форма штатного расписания, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Однако с 2013 г. ее использование стало необязательным. И хотя многие организации по-прежнему применяют унифицированные формы, не стоит упускать возможность, предоставленную законодателем, и адаптировать ее под нужды конкретного работодателя.

Выбираем способ

Учитывая положения ст. 9 Закона N 402-ФЗ, прежде чем составить штатное расписание организации, необходимо утвердить его форму, как и формы других документов по учету труда и его оплате.

Сделать это можно двумя способами:

— утвердить отдельным приказом организации с приложением соответствующих форм;

— отразить в учетной политике организации для целей бухгалтерского учета, какие формы первичных учетных документов (унифицированные или самостоятельно разработанные) используются для оформления фактов хозяйственной жизни (см. пример 2 ниже). При этом следует сделать указанные формы документов приложениями к учетной политике (см. пример 3 ниже).

Следует отметить, что в силу обязательности учетной политики для большинства работодателей согласно ст. 8 Закона N 402-ФЗ второй способ закрепления применяемых форм первичных документов является более предпочтительным.

Приказ об утверждении

Итак, работодатель решил утвердить штатное расписание по самостоятельно разработанной форме. Для начала следует издать соответствующий приказ.

Изменения

Изменения в утвержденное и действующее штатное расписание также вносятся приказом — либо отражающим конкретные изменения, либо утверждающим новую редакцию ШР.

Как отметил Роструд в Письме от 22.03.2012 N 428-6-1, штатное расписание меняется, если переименовываются структурные подразделения или должности, меняются размеры окладов, сокращается численность или штат работников. Частоту и периодичность изменения штатного расписания определяет работодатель.

Реквизиты

Имейте в виду: самостоятельно разработанное штатное расписание должно содержать как сведения о приказе, утвердившем его форму, так и реквизиты документа, которым оно введено в действие (см. пример 7).

Кроме того, в разработанном организацией штатном расписании нет необходимости указывать период его действия (в отличие от унифицированной формы). Достаточно указать дату введения штатного расписания в действие.

Вновь созданные организации

Штатное расписание составляется, даже если во вновь созданной организации работает только руководитель. Здесь возможны два варианта изложения штатных единиц:

— либо указывается только руководитель;

— либо сразу фиксируются необходимые штат и численность работников.

Филиалы и представительства

Отдельно следует сказать о штатном расписании организации, в которой имеются филиалы, представительства или иные обособленные подразделения.

В новой форме штатного расписания можно предусмотреть выделение не только структурных, но и обособленных подразделений.

Если Штатное расписание составляется подразделением самостоятельно (причем такое право должно быть предусмотрено в уставе организации, положении о подразделении и доверенности руководителя подразделения), то целесообразно предусмотреть процедуру согласования, а в самом штатном расписании указать реквизиты согласования.

Заполнение отдельных граф

Особо нужно сказать о заполнении граф «Оклад» и т. п.: сумма оклада должна быть одна, не допускается указание так называемой «вилки», поскольку согласно ст. 22 ТК РФ оплата должна быть равной за равный труд.

Примечание. О правилах заполнения таких граф штатного расписания, как «Должность», «Количество штатных единиц», «Тарифная ставка (оклад) и пр.», «Надбавка», можно прочитать в статье «Штатное расписание в вопросах и ответах» на с. 46 журнала N 7, 2009.

При необходимости отражения По одинаковым должностям разных зарплат (а не окладов) рекомендуем либо установить для должности категории или разряды, либо регулировать это установлением надбавок (доплат) в зависимости от квалификации работников. Данной позиции придерживается и Роструд (Письмо от 27.04.2011 N 1111-6-1).

Поэтому работодатель при разработке формы штатного расписания для целей установления персональных надбавок и доплат работникам может изложить информацию в графе «Надбавки, доплаты» так, как показано в примере:

Образец оформления графы «Надбавки, доплаты» в штатном расписании .

Если в организации заработная плата работников состоит из окладов (либо из окладов и нерегулярно выплачиваемых премий), то графу «Надбавки, доплаты» можно исключить. И наоборот: если работодатель применяет в качестве стимулирования труда работников регулярные премии, то можно добавить графу «Премии», также для удобства выделив подграфы «Основание» и «Сумма, руб.» (см. пример 12).

Образец оформления граф «Премия», «На руки» в штатном расписании.

Для ряда работодателей в связи с необходимостью соблюдения ст. ст. 133 и 133.1 ТК РФ нелишним будет добавить графы «К выплате» или «На руки» (пример 12).

Выписка из штатного расписания

Следует помнить, что согласно ст. 62 ТК РФ работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению документы, связанные с его работой, в том числе выписки из документов (ст. 88 ТК РФ). Поэтому считаем целесообразным также утвердить форму Выписки из штатного расписания (унифицированной формы нет).

Штатная расстановка

Штатное расписание — документ плановый и обезличенный. Поэтому не стоит его «утяжелять» информацией. Ведь этот документ может быть представлен в фискальные или судебные органы, которым не следует знать «лишнюю» информацию. Для фиксации фактического положения расстановки кадров (поименно) и оплаты труда (с учетом «плавающих» премий) целесообразно использовать штатную расстановку. Документ может быть в бумажном или электронном виде и содержать любую информацию о работниках, необходимую работодателю (см. пример 14).

Штатная расстановка.

Общество с ограниченной ответственностью «СпортИнвест»

(ООО «СпортИнвест»)

Штатная расстановка на 03.11.2014

Структурное подразделение	Должность	Коли чество штатных единиц	Фамилия И. О.	Оклад, (руб.)	Надбавки, доплаты	Премии	Итого (гр. 6 + гр. 8 + гр. 10)	Дополнительная информация
Основание	Сумма (руб.)	Основание	Сумма (руб.)
Наименование	Код
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
Дирекция	01	Генеральный директор	1	Авакумов А. В.	60 000					55 000
Секретарь	1	Белкина Н. А.	30 000	За знание иностранных языков	2000			32 000	Отпуск по беременности и родам до 25.12.2014
Системный администратор	0,75	Волгин И. Л.	21 330					15 997,50	Работник по основному месту работы
<…>
Бухгалтерия	02	Бухгалтер	1	Громова К. Т.	25 000	Увеличение объема работы (ДС до 04.06.2010)	5550			30 550
Бухгалтер	1	Древко О. К.	25 000					24 850	Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет (11.12.2014 — выход на работу)
Бухгалтер	1	Еремина Е. М.	25 000	Расширение зоны обслуживания (ДС до 08.12.2014)	7850			32 850
<…>
Отдел продаж	03	Менеджер	1	Желудь У. А.	30 000			За превышение плана продаж	5000 — 30 000	35 000 — 60 000
<…>
Начальник отдела	1	Зорин И. А.	35 000			За превышение плана продаж	5000 — 30 000	40 000 — 70 000
Отдел доставки	04	Специалист	0,5	Ильин Б. Б.	15 000					7500	Совместитель внешний
Начальник отдела	1	Клаус В. В.	25 000					25 000
Отдел маркетинга	05	Специалист	1	Ломов Я. Р.	24 400					24 400	Ребенок до 3 лет (д. р. 06.02.2012)
Специалист	1	Мишин Т. А.	24 400					24 400
		Начальник отдела	1	ВАКАНСИЯ
<…>

Мнение. Мария Колганова, доцент кафедры предпринимательского и трудового права Государственного университета управления

В теории права одной из основных черт трудоправового отношения всегда считалось включение нового сотрудника в штат организации. Важность этого действия связана с юридическим закреплением работника внутри организации. Включение сотрудника в штат организации «закрывает» имевшуюся ранее вакансию, определяет его место в системе организации и управления трудовыми процессами внутри компании, предопределяет главную составляющую величины его заработка (должностного оклада, оклада, тарифной ставки), закрепляет и делает правомерным дифференциацию корректировки оплаты труда за счет надбавок, доплат, КТУ и других выплат, позволяющих, в соответствии с утвержденными в организации системами оплаты труда, персонифицировать заработки персонала.

Примечание. См. статью «Как организовать работу с персональными данными в кадровых подразделениях» на с. 40 журнала N 3, 2012.

С серьезными проблемами в этих вопросах сталкиваются те компании, которые предоставляют персонал третьим лицам. Такие организации (частные агентства занятости) формально могут соответствовать требованию о наличии штатного расписания, но с юридической точки зрения оно создается в реальной организации и под реальные рабочие места, а не под гражданский договор с посредником.

Примечание. См. статью «10 ошибок, которые не стоит допускать при оформлении документов, связанных с персональными данными» на с. 52 журнала N 3, 2012.

Компании, передающие рабочую силу, нанятую под договор о предоставлении персонала, не создают реальные рабочие места, не вкладывают средства в производство и его модернизацию. В случае банкротства организации-посредника ее имущество (часто арендуемое) не может являться гарантом возмещения недополученного работниками заработка. А следовательно, нет смысла рассматривать созданные в них штатные расписания как серьезные организационно-финансовые документы.

Примечание. О «заемном» труде читайте на с. 70.

Не меньше проблем возникает у таких компаний и в связи с оформлением кадровой документации. Если посредник оформляет принимаемого работника к себе на работу, то реальное выполнение трудовых функций во вредных или опасных условиях труда у реального производственника не будет засчитываться в его льготный стаж, дающий право на пенсию, так как в офисе компании-посредника, оформляющей работника в соответствии с ее штатным расписанием к реальному работодателю, таких вредных условий труда нет. Ни одна структура ПФР не признает работу по штатному расписанию фирмы-посредника как работу во вредных или опасных условиях, дающих право на пенсионные льготы. Это объясняется тем, что в трудовой книжке работника, которая в соответствии со ст. 66 ТК РФ является основным документом о его трудовой деятельности и трудовом стаже, в соответствии со штатным расписанием посредника сделана запись о трудоустройстве.

В заключение хочется отметить, что требования к документам, изложенные в Законе N 402-ФЗ, в ряде случаев отличаются от требований трудового законодательства (которые, по сути, жестче). Поэтому во избежание претензий со стороны проверяющих рекомендуем в качестве основы при разработке формы штатного расписания брать унифицированную форму N Т-3. Целесообразно использовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». И наконец, поскольку штатное расписание содержит персональные данные работников, его хранение, обработка, уничтожение должны осуществляться в соответствии с требованиями законодательства РФ о защите персональных данных.

Ю. Титова

Преподаватель,

Эксперт журнала

«Кадровая служба

И управление персоналом предприятия»

Необходимость ведения штатного расписания прямо не установлена, но обусловлена положениями ТК РФ. Например, в ст.ст. 15, 57 ТК РФ говорится о том, что работа по определенной должности в организации должна определяться штатным расписанием и в соответствии с формулировками штатного расписания отражаться в трудовом договоре. В п. 2 Постановления Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г., которым утверждена форма штатного расписания, сказано, что утвержденные формы распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации. Поэтому, штатное расписание должно быть в каждой организации.

Штатное расписание необходимо и для систематизации структуры, штатного состава и штатной численности организации. Оно предусматривает перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц как действующих, так и вакантных. Лица, работающие в организации по гражданско – правовым договорам в штатное расписание не вносятся.

Единственным нормативно установленным требованием к штатному расписанию является его ведение как указано выше по унифицированной форме № Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Следовательно, содержание штатного расписания определяется его унифицированной формой.

Важным моментом при составлении штатного расписания является правильность указания должности конкретного работника.

В случае, если должность конкретного работника предусматривает предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей должны соответствовать названиям, указанным в квалификационных справочниках. Соответствие должности квалификационным справочникам влияет также на пенсионные льготы, дополнительные отпуска. В остальных случаях работодатель вправе давать те названия, которые считает нужными. В любом случае должность принимаемого на работу сотрудника должна соответствовать той, что указана в штатном расписании (ст. 57 ТК РФ).

Обязанность ознакомления работника со штатным расписанием в законодательстве РФ не установлена.

Порядок ведения штатного расписания в законодательстве РФ не установлен. Поэтому, работодатель самостоятельно определяет для своей организации порядок его утверждения, порядок и способ его ведения, порядок внесения изменений в штатное расписание, назначает лиц, ответственных за ведение штатного расписания, определяет способ его хранения.

Штатное расписание может утверждаться приказом руководителя организации, или лицом, которое на основании организационно – распорядительных документов, несет ответственность за организацию кадрового учета и ведение штатного расписания.

Форма приказа об утверждении штатного расписания не установлена, поэтому данный приказ составляется в произвольной форме. Штатное расписание может утверждаться один раз и на несколько лет. У работодателя нет обязанности утверждать штатное расписание, например, ежегодно. Такая необходимость может возникнуть в случае внесения в него изменений.

Изменения в штатное расписание также оформляются соответствующим приказам за подписью руководителя или уполномоченного лица и вносятся путем утверждения нового штатного расписания. Периодичность внесения изменений в штатное расписание определяется текущими потребностями организации.

Штатное расписание утверждается для организации в целом. Поэтому утверждение отдельного штатного расписания для филиалов организации (если они имеются) является неверным. Это обусловлено тем, что филиал – это обособленное подразделение юридического лица и должен подчиняться его централизованной организационно-правовой структуре.

Согласно требованиям унифицированной формы штатное расписание подписывает руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. Если данные должности в организации отсутствуют, то штатное расписание подписывает руководитель или уполномоченное лицо. Проставление печати на штатном расписании не предусмотрено унифицированной формой № Т-3.

Поскольку штатное расписание содержит персональные данные работников, его хранение, обработка, уничтожение должно осуществляться в соответствии с требованиями законодательства РФ о защите персональных данных.

Так, если штатное расписание содержится на бумажном носителе, то оно хранится, как правило, в металлических сейфах и (или) запирающихся шкафах. Помещения для хранения должны быть оборудованы замками и снабжены сигнализацией. На рабочих столах сотрудников данный документ может находиться в течение рабочего дня. По окончании рабочего дня он должен убираться в место хранения.

Если штатное расписание храниться на электронном носителе в информационных системах, то его хранение производится в соответствии с Положением об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утв. Постановлением Правительства РФ № 781 от 17.11.2007 г., а также локальными нормативными актами работодателя.

Уничтожение или обезличивание штатного расписания должно производиться способом, исключающим дальнейшую обработку, содержащихся в нем персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).

Сроки хранения штатного расписания определены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России № 558от 25.08.2010 г. Согласно п. 71 данного Перечня штатные расписания организации и изменения к ним хранятся постоянно. Предложения, заключения, справки по разработке и изменению штатных расписаний должны храниться в организации не менее пяти лет. Такое же время нужно хранить проекты штатных расписаний (п. 72 Перечня). Переписка по разработке и изменению штатных расписаний хранится три года (п.73 Перечня).

Штатное расписание, как кадровый документ, у многих вызывает большое количество вопросов. Например, как часто его нужно составлять, как правильно заполнить унифицированную форму и является ли этот нормативный акт обязательным. Чтобы прояснить ситуацию, стоит более подробно остановиться на некоторых вопросах.

Для чего вообще нужно штатное расписание?

Штатное расписание – документ, необходимый для формирования штатной структуры и численности организации в полном соответствии с Уставом предприятия. Этот документ содержит перечень структурных подразделений организации, список должностей, наименование специальностей и профессий с указанием квалификации, а также данные о необходимом количестве определенных штатных единиц. Для его составления применяется унифицированная форма Т-3, которая утверждена Постановлением Госкомстата России.

С точки зрения работодателя штатное расписание выполняет ряд важных функций и позволяет максимально оптимизировать и упорядочить работу учреждения. Использование штатного расписания позволяет четко видеть всю структуру организации с ее подразделениями, фиксировать количество штатных единиц, контролировать численный и качественный состав сотрудников, отслеживать систему оплаты труда и размеры надбавок. А при появлении вакансий значительно упрощает подбор персонала.

Штатное расписание является обязательным документом?

Интересно, что на этот вопрос нет однозначного ответа. С одной стороны, Трудовой кодекс затрагивает вопрос штатного расписания, так как этот документ касается трудовой функции работника организации и оплаты труда персонала. Да и в трудовом договоре указывается, что работник выполняет обязанности в соответствии со штатным расписанием. Имеется унифицированная форма штатного расписания, а также этот документ упоминается в Инструкции по ведению трудовых книжек (записи в трудовую книжку делаются с учетом наименования должности в соответствии со штатным расписанием). Значит, штатное расписание организации обязательно должно быть. Но, с другой стороны, ни в одном нормативном акте не указывается прямо на обязанность работодателя вводить штатное расписание. И все же, лучше оформить этот кадровый документ, поскольку большинство проверяющих органов считают его обязательным для любой организации.

Например, налоговые органы и Фонд социального страхования всегда запрашивают штатное расписание при проведении выездных проверок. По нему они сверяют правильность начисления страховых взносов, собирают информацию о страховом стаже работников, контролируют правильность налогообложения. То, что штатное расписание не является документом налогового учета, не снимает с работодателя необходимости предоставлять его во время проверок по запросу сторонних организаций. А его отсутствие может быть расценено как нарушение трудового законодательства, за которое полагается штраф для организации в размере 50 000 рублей. Конечно, его можно оспорить в суде (тем более что прямого указания на обязанность работодателя составлять штатное расписание в законе нет), но сначала придется его заплатить.

Периодичность составления штатного расписания

Как часто нужно составлять новое штатное расписание? На этот вопрос тоже четкого ответа нет. Но в данной ситуации стоит руководствоваться логикой: раз штатное расписание является плановым документом, то составлять его целесообразно на один календарный год или полугодие. Это позволит при необходимости регулировать численность персонала организации и его качественный состав. Но, вместе с тем, можно утвердить штатное расписание и на несколько лет (если в организации нет необходимости во введении новых должностей).

Кто разрабатывает и утверждает штатное расписание?

Если на предприятии нет штатного расписания, но руководство решило его разработать, возникает резонный вопрос: кто должен это делать? На него законодательство опять-таки не дает однозначного ответа. Поэтому, руководитель может заняться этим сам, определив круг ответственных лиц, которые будут ему помогать. Логично, если это будут кадровые работники, главный бухгалтер, сотрудники юридического или планово-экономического отдела. А если на предприятии имеется отдел организации труда и заработной платы, можно поручить эту работу им. Обязанности по разработке и составлению штатного расписания 2014 могут быть отражены в трудовом договоре сотрудника или его функциональных обязанностях.

Утверждение штатного расписания относится к полномочиям руководителя организации или того лица, которому эти полномочия переданы по распоряжению руководителя. Чтобы утвердить штатное расписание, руководитель должен подписать специальный приказ или распоряжение. Реквизиты этого документа должны быть указаны в поле унифицированной формы Т-3 «Утверждено приказом организации от «__»_______20__№__». При этом дата утверждения и дата вступления в силу штатного расписания могут и не совпадать (дата вступления в силу обычно более поздняя).

Сколько хранится штатное расписание?

Росархив устанавливает определенные сроки хранения типовых управленческих документов, в соответствии с которыми штатное расписание учреждения должно храниться в течение трех лет, начиная с года, который следует за тем, в котором документ утратил силу. Что же касается штатных расстановок, о которых пойдет речь в следующем разделе, то они хранятся семьдесят пять лет после того, как составлены новые.

Штатная расстановка – подспорье в работе отдела кадров

В некоторых организациях отдел кадров ведет штатную расстановку – мобильный вариант штатного расписания, в котором отражаются все вакантные должности, а также вся информация по замещению должностей (ФИО работающих сотрудников, статус должностей и прочее). Штатная расстановка дает необходимую информацию об изменениях в личном составе, содержит табельные номера работников, информацию о стаже и категории (несовершеннолетние, инвалиды, пенсионеры, имеющие детей до трех лет и прочее) сотрудников.

При составлении штатной расстановки за основу берется действующее штатное расписание, в которое добавляются нужные графы. Этот документ не является обязательным и вести его организация не должна. Но штатная расстановка – достаточно удобный документ, особенно для больших организаций, который позволяет оптимизировать работу кадровиков и четко контролировать замещение вакантных должностей. Поэтому его часто используют в качестве внутреннего документа.

Штатное расписание работников: правила составления

Рассмотрим составление штатного расписания на основе унифицированного бланка Т-3. Для получения готового документа нужно просто заполнить бланк, руководствуясь Указаниями по заполнению форм первичной учетной документации.

«Шапка». При оформлении «шапки» нужно указать наименование организации в поле «Наименование» (это делается в соответствии со свидетельством о регистрации), код ОКПО, номер документа и дату составления. В поле «Штатное расписание на период…» нужно указать только дату вступления данного документа в силу.

• Графа 1 «Наименование». Указываем наименование структурного подразделения, цеха, представительства, филиала, располагая структурные подразделение согласно существующей иерархии.
• Графа 2 «Код». Указываем код структурного подразделения, присвоенный ему руководителем организации.
• Графа 3. Указываем должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации сотрудника в соответствии с Общероссийском классификатором профессий и Квалификационным справочником руководителей и специалистов. Тут следует учитывать, что должность, на которую принимается работник, должна одинаково звучать как в штатном расписании, так и в трудовом договоре, а также в трудовой книжке.
• Графа 4 «Количество штатных единиц». Указываем число штатных единиц по соответствующим должностям. Если есть неполные единицы, их следует указать в долях, например, 2,75. А если есть вакантные должности, то они также указываются.
• Графа 5«Тарифная ставка». Указываем оклад, тарифную сетку, процент от выручки, долю от прибыли – все зависит от того, какая система оплаты труда действует в конкретной организации. Главное – указать сумму в рублевом эквиваленте и помнить, что размер оклада (тарифной ставки) не может быть ниже минимального размера оплаты труда.
• Графы 6, 7, 8 «Надбавки». Указываем предусмотренные стимулирующие и компенсационные выплаты. Это могут быть премии, доплаты, поощрительные выплаты, надбавки, которые могут быть установлены как законодательством РФ, так и работодателем. Такие выплаты могут быть фиксированными суммами или процентными надбавками.
• Графа 9. Указываем общую сумму граф 5-8. То есть производим суммирование окладов и всех положенных надбавок и выводим общее значение в рублях. Если данные указаны в процентах, выводим процентное соотношение.
• Графа 10 предназначена для примечаний. Если их нет, ее оставляют незаполненной.

После того как все графы заполнены, нужно заполнить строку «Итого». В ней суммируются все показатели по вертикальным столбцам: указывается, сколько всего предусмотрено расписанием штатных единиц, суммы окладов (тарифных ставок), надбавок и сумма месячного фонда заработной платы.

Подписывает штатное расписание начальник отдела кадров или уполномоченное лицо, а также главный бухгалтер организации. Печать на документ ставить можно, но не обязательно.

Изменение штатного расписания

Даже в устоявшееся штатное расписание время от времени приходится вносить изменения. Причиной таких изменений может быть необходимость ввести в штат новую единицу, подразделение или, напротив, сократить имеющийся штат. Кроме того, может возникнуть необходимость изменения окладов, тарифных ставок, а также потребность в переименовании должностей или подразделений.

Существует два варианта внесения изменений в штатное расписание:

• разработать и утвердить новое штатное расписание;
• внести изменения в действующее штатное расписание.

В первом случае штатное расписание разрабатывается на основе действующего, но с учетом необходимых изменений и вводится в действие с начала или середины календарного года. Если есть острая необходимость, то с начала нового месяца.

Что же касается внесения изменений в действующий документ без его отмены, то они производятся в соответствии с приказом руководителя «Об изменении штатного расписания». В самом приказе нужно указать основание для внесения изменений в штатное расписание (это может быть реорганизация, сокращение штатов, совершенствование структуры организации и прочее), а также указать, какие именно изменения должны быть внесены.

В большой организации с разветвленной структурой лучше указывать не только должности, которые затрагивает изменение, но и структурные подразделения, где эти должности находятся. При этом все изменения в штатном расписании должны быть доведены до сведения работников предприятия, а также внесены в трудовые книжки со ссылкой на основание (приказ или распоряжение).

Сокращение штата: когда внести изменения?

Сокращение штата или численности работников является одним из оснований для внесения изменений в штатное расписание, поскольку сокращение численности организации предполагает исключение из расписания отдельных штатных единиц, а сокращение штата – должностей. При этом сокращаемые работники подлежат увольнению (если не предполагается их перевод на другую работу).

Поскольку при увольнении по сокращению численности или штата работников необходимо предупредить об изменениях не позднее, чем за два месяца, новое штатное расписание может быть введено в действие только по истечении этого срока. Хотя составить его можно заранее и само наличие нового или измененного штатного расписания, которое уже утверждено, станет подтверждением правомочности увольнения сотрудников. Если же обстоятельства, по которым было принято решение о сокращении, устранены, работодатель вправе снова изменить штатное расписание в сторону увеличения численности работников.

Изменение унифицированной формы Т-3

Постановление Госкомстата №20 от 24.03.1999 разрешает организациям вносить изменения в унифицированные формы первичной учетной документации (это разрешение не касается учета кассовых операций). Следовательно, если есть настоятельная необходимость, организация может внести в готовую форму свои правки, но при этом не допускается удаление уже существующих реквизитов. Изменения могут касаться расширения или сужения граф, добавления строк или вкладных листков. Необходимые правки могут вноситься при изготовлении бланков на основе унифицированной формы.